記錄控制程序
1 目的
對質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系所要求的記錄予以控制。
2 范圍
適用于質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄的管理。
3 職責
3.1辦公室負責各部門管理體系運行記錄的總體控制。
3.2各部門負責本部門的管理體系記錄。
4 工作程序
4.1各部門負責編制、收集、整理、保存本部門工作相關(guān)的管理體系記錄。
4.2管理體系記錄的編號按《文件控制程序》執(zhí)行。
4.3管理體系記錄填寫。
4.3.1管理體系記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改，如因某種原因不能填寫的項目，應用單斜杠劃去。
4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，對重要的更改應注明更改人的印章或姓名及日期。
4.4管理體系記錄的保存、保護。
4.4.1各部門必須把所有管理體系記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風、干燥的地方。所有的管理體系記錄要保持清潔，字跡要清晰，各部門按規(guī)定的期限保存記錄。
4.4.2辦公室負責編制《記錄清單》，將博物館所有與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行有關(guān)的記錄進行匯總，包括名稱、編號、保存期、使用部門等內(nèi)容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。
4.4.3辦公室應利用內(nèi)審、日常檢查對各部門管理體系記錄的使用管理情況進行檢查。
4.5各部門保管的管理體系記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人同意。
4.6管理體系記錄的銷毀處理。
管理體系記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由辦公室填寫《文件銷毀登記表》交辦公室主任審核，管理者代表批準，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀，并做好記錄。銷毀方式一般采用碎紙機。
4.7記錄格式。
各部門的管理體系記錄格式，由各使用部門負責編制，交辦公室審批并備案。各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要對記錄格式進行設(shè)計和更改，更改后使用前應經(jīng)原審核和批準人進行審核和批準。
5 引用文件
《文件控制程序》
6 記錄
| 編 號 | 記錄名稱 | 保管部門 | 保存期限 |
| ZSB 202-01 | 記錄清單 | 辦公室 | 三年 |
| ZSB 201-06 | 文件銷毀登記表 | 辦公室 | 三年 |
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