檔案工作管理辦法
1. 目的
為了提高我館檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。
2. 適用范圍
適用于本館所有的檔案管理工作。包括檔案的歸檔、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)和鑒定的管理原則。
3. 引用文件
3.1 《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》；
3.2 《中華人民共和國(guó)檔案法》；
3.3 《浙江省文物博物館檔案管理暫行辦法》；
3.4 《中國(guó)絲綢博物館檔案歸檔范圍及保管期限》
4. 檔案術(shù)語(yǔ)
4.1 文件材料：部門(mén)或個(gè)人在開(kāi)展各項(xiàng)館務(wù)活動(dòng)中直接形成的憑 證信息記錄，其具體形式有文字、圖形、音像等。
4.2 立卷：將辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，按形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門(mén)別類(lèi)地組成基本的保管單位。
4.3 案卷：檔案管理的基本個(gè)體單位，一般由若干份互有聯(lián)系的文件組成。
4.4 案卷目錄：按案卷排序逐慚著錄案卷標(biāo)題、保管期限、文件時(shí)間、文件頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目形成的登記冊(cè)。
4.5 保管期限：對(duì)每個(gè)案卷所確定的保存年限。
5. 職責(zé)
中國(guó)絲綢博物館檔案由辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、保管，并提供利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定等工作，配置檔案專(zhuān)業(yè)人員管理。各部門(mén)的檔案工作做到有人兼管，對(duì)本部門(mén)形成的檔案材料做到預(yù)先整理完善和歸檔工作。檔案工作的成績(jī)作為年度考核和評(píng)比的重要內(nèi)容之一。
6. 程序要求
6.1 歸檔要求
6.1.1 文件材料的歸檔由各部門(mén)負(fù)責(zé)。組卷時(shí)，遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，以便保管和利用。
6.1.2 在歸檔文件中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)等同一問(wèn)題的文件放在一起，不得分開(kāi)。
6.1.3 不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的一年立卷；跨年度的會(huì)議放在開(kāi)幕年立卷。
6.1.4 卷內(nèi)文件應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排例，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。
6.1.5 歸檔文件必須劃定保管期限。
6.1.6 文件材料要去掉金屬物。書(shū)寫(xiě)不能不用圓珠筆或鉛筆。
6.1.7 聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)和責(zé)任人。
6.2 歸檔時(shí)間和歸檔手續(xù)
6.2.1 歸檔時(shí)間：檔案歸檔，完成一件（或一個(gè)專(zhuān)題）歸檔一次，當(dāng)年一季度前完成上年全部歸檔材料。
6.2.2 歸檔文件材料應(yīng)填寫(xiě)“歸檔材料登記簿”，并且移交與接受雙方正式簽字，作為歸檔依據(jù)。
6.3 檔案管理
6.3.1 檔案工作人員在接受歸檔文件材料時(shí)，應(yīng)逐件依據(jù)移交目錄進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合檔案案卷質(zhì)量的應(yīng)退回重新整理。
6.3.2 檔案工作人員依據(jù)本館檔案的分類(lèi)方案進(jìn)行整理、分類(lèi)編目、編寫(xiě)案卷說(shuō)明以及檢索工具。
6.4 檔案的保管
6.4.1 根據(jù)所保存的檔案數(shù)量，設(shè)置必要的檔案專(zhuān)用庫(kù)房和柜架，庫(kù)房要有防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲(chóng)鼠等設(shè)施。
6.4.2 根據(jù)工作需要增設(shè)溫度計(jì)、去濕機(jī)和空調(diào)等設(shè)備，并認(rèn)真填寫(xiě)溫濕度記錄，以便控制調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度。
6.4.3 聲像檔案應(yīng)相對(duì)單獨(dú)存放，做到相對(duì)恒溫、恒濕。
6.4.4 編制案卷（柜架）存放部位示意圖。
6.4.5 檔案工作應(yīng)納入本單位辦公自動(dòng)化管理工作范疇。
6.5 檔案的利用
6.5.1 辦公室應(yīng)編制《案卷目錄》等檢索工具，以便檔案的提供利用。
6.5.2 建立全宗卷，認(rèn)真積累和編寫(xiě)本單位的全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集和多種專(zhuān)題介紹等。
6.5.3 查閱檔案必須嚴(yán)格履行手續(xù)，參見(jiàn)本館《檔案利用統(tǒng)計(jì)制度》。
6.5.4 辦公室應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握檔案的利用效果，請(qǐng)利用者填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》，以便不斷改進(jìn)利用工作。
6.6 檔案的統(tǒng)計(jì)
辦公室應(yīng)準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。
6.7 檔案的鑒定
6.7.1 本館的檔案鑒定工作應(yīng)在分管本館檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)主管下，由“檔案鑒定小組”負(fù)責(zé)進(jìn)行。
6.7.2 辦公室按保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。
7. 記錄
編 號(hào) | 記錄名稱(chēng) | 保管部門(mén) | 保存期限 |
ZSB 302-01 | 歸檔材料登記簿 | 辦公室 | 永久 |
ZSB 302-02 | 案卷目錄 | 辦公室 | 永久 |
ZSB 302-03 | 中國(guó)絲綢博物館檔案查閱、利用效果登記表 | 辦公室 | 永久 |
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